Requiere: Asistente Administrativo
SEDE CENTRAL
DIVISIÓN DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
(A ser completado y validado por el Jefe Inmediato)
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Título del cargo: Asistente Administrativo
Escala de Clasificación: Categoría (PPI-PPL-PSG): PSG6-6
SEDE DE TRABAJO: Dirección: Representación en Nicaragua.
División: Administración
Unidad: Nicaragua
TIPO DE NOMBRAMIENTO: Indefinido
FUENTE DE FINANCIAMIENTO: CRI
FECHA DE ESTA DESCRIPCIÓN: 19 de septiembre 2017.
II. MISIÓN:
Apoyar y dar seguimiento a la prestación efectiva de los servicios administrativos propios de la Oficina y de los convenios jurídicos establecidos, conforme a los objetivos, normativa y procedimientos institucionales vigentes.
III. RESPONSABILIDADES
1. Centralizar la recepción, emisión y/o revisión de las solicitudes de bienes y servicios, relaciones de gastos y facturas, así como de su documentación de respaldo.
2. Brindar apoyo en la elaboración de órdenes de compra y de pago y en la recopilación de documentación contable de respaldo.
3. Confeccionar cheques por concepto de cancelación de obligaciones y pago a proveedores, y coordinar la entrega a sastifacción de los bienes y servicios adquiridos a través de la Oficina.
4. Atender las solicitudes de servicios generales, mensajería, suministros y de mantenimiento preventivo de los vehículos oficiales, instalaciones y mobiliario de la Oficina.
5. Actualización y control de inventario físico de los activos de la Oficina.
6. Realizar los trámites de franquicias diplomáticas de bienes, documentación aduanera y otros de interés para el Instituto y sus funcionarios internacionales.
7. Conocer las leyes laborales, sociales y tributarias del país.
8. Brindar apoyo a la administración para la debida atención de solicitudes y trámites relacionados con la gestión de personal logístico.
9. Operar y mantener actualizada la base de datos de consultores contratados a través de la Oficina.
10. Envío de reporte mensual de ingreso de los funcionarios al INSS en línea.
11. Función de pagador en el SAP.
12. Manejo del Sapiens (Acción de personal, vacaciones).
13. Dar seguimiento a los mecanismos de control establecidos sobre saldos de vacaciones, incapacidades, permisos, incentivos, entre otros, del personal de la Oficina.
14. Elaborar y remitir para la revisión, los Contratos y Addenda de prestación de servicios consultoría, pasantía, prácticas estudiantiles.
15. Efectuar los trámites administrativos del Instituto para la compra de materiales, solicitud de bodega, fotocopias, envíos de correspondencia, traslado de bienes, impresión de documentos, avisos de cargo.
IV. PERFIL DE PUESTO
1. Carrera
Licenciado en Administración de Empresas o Contaduría Pública o Finanzas.
2. Énfasis
3. Grado Académico
Licenciatura Universitaria
4. Experiencia
3 años de experiencia
Áreas de experiencia
Administrativas-financieras
5. Idiomas
Indique el/los idiomas (español, inglés, francés y portugués) y su nivel requerido para el puesto (Básico, intermedio y avanzado).
6. Conocimientos informáticos
Excelente dominio de los paquetes de Microsoft Office (Word, Power Point, Excel) para la preparación de documentos, gráficas y presentaciones.
V. CONOCIMIENTOS REQUERIDOS
Dominio en trámites ante la Dirección General de Aduanas, Dirección General de Ingresos, Ministerio de Relaciones Exteriores. Manejo de paquetes contables, preferiblemente SAP.
VI. HABILIDADES REQUERIDAS
De la siguiente lista, seleccione las principales habilidades requeridas por el puesto (tipo y nivel):
HABILIDAD
Adaptabilidad y flexibilidad
Análisis y soluciones de problemas
Atención a la calidad
Atención al detalle
Capacidad analítica y de síntesis
Capacidad de planificación y organización
Comunicación escrita
Comunicación oral
Construcción de relaciones y redes de trabajo
Dirección o supervisión de personal
Innovación y creatividad
Liderazgo
Negociación
Orientación a resultados
Proactividad
Relaciones interpersonales
Tolerancia a la presión
Trabajo en equipo
Nivel: 1. Experto, 2. Alto, 3. Intermedio, 4. Básico